Travail à distance

Depuis les débuts de ce blog, nous vous faisons connaître plusieurs aspects du travail à distance, que ce soit en rapport avec les différents emplois disponibles, les systèmes d’information qui sont à la disposition des gens, etc. Mais cette semaine, j’ai décidé d’aller voir concrètement dans la vie d’une personne, ce qui se passe réellement lorsque notre emploi s’effectue à distance.

J’ai donc interrogé une personne qui pratique le métier de comptable agréé. Sa résidence est à 1h30 de son lieu de travail, travail où elle va de 15 à 20 fois par année. Je trouvais donc cette personne très qualifiée pour répondre à mes interrogations et m’expliquer comment elle pouvait bien accomplir son travail quotidien de manière efficace.

Cette personne, que nous nommerons Valérie (pour conserver son anonymat), est la directrice financière d’une PME (que nous garderons aussi anonyme). Son travail englobe tout ce qui est tenue de livre, suivi de comptes, contrôles, fin de mois comptable, fermeture de fin d’année, vérifications, etc. Pour ce qui est du côté gestion, elle doit interpréter les états financiers, faire des prévisions financières ainsi que préparer les conseils d’administration.

Il peut donc être très intéressant de comprendre comment elle peut faire cela en allant que très rarement au siège social de la PME, soit environ une fois par mois.  En fait, pour l’aider à accomplir ses tâches, elle utilise principalement un accès VPN au serveur de la compagnie. Grâce à se tunnel VPN, elle a accès à tous les logiciels comptables et tous les chiffres de la compagnie. Pour bien effectuer son travail et aider à la communication,  Valérie s’est procurée un fax et un scanner. 

Quant à la communication, la compagnie utilise la téléphonie IP affaires par internet. Ainsi, elle a une ligne spéciale pour le travail, qui est installée dans une pièce de son domicile. Si les gens appellent au numéro de la compagnie, qui par exemple serait située à Montréal, et choisissent son numéro de poste, l’appel est transféré sans aucun frais à sa résidence à Québec. Elle peut aussi faire des appels «inter-postes », pour communiquer avec un collègue, comme si elle était au bureau. Selon Valérie, il est impossible de travailler à distance si nous ne sommes pas équipés à 100%; la technologie est l’essence même du travail à distance.

Par la suite, je l’ai interrogée pour savoir quels étaient les avantages et inconvénients qu’elle vit au quotidien en effectuant son travail à distance. C’est ainsi qu’à mon grand étonnement, j’ai découvert qu’elle ne changerait de travail pour rien au monde. En effet, elle clame haut et fort qu’elle aurait d’énormes difficultés à retourner à l’ambiance du travail en cabinet, et ce, même si elle est une personne fort sociable.  Selon elle, une compagnie ne peut nous forcer à être efficace de 9 heures du matin à 17 heures. Tandis que dans son cas, lorsqu’elle sent qu’elle n’est pas productive du tout, elle va au gym, voir des amis, ou simplement faire l’épicerie pour se changer les idées. De plus, en étant à la maison, si elle n’est pas dérangée, l’équivalent de ce qu’elle faisait en 40 heures lorsqu’elle travaillait en cabinet, elle peut maintenant le faire en 20 heures. Il suffit seulement d’être discipliné. Toutefois, elle ne cache pas que quelquefois la solitude l’envahit. Cependant, puisqu’elle a un bon cercle d’amis, elle dit que la solitude se chasse très bien.

Durant cette entrevue, j’ai été étonnée de voir à quelle point il peut sembler si facile et naturel pour une personne de travailler à distance, de voir à quel point elle se sent appréciée à son travail même si elle n’y va pratiquement jamais et finalement, de voir qu’elle a un si grand sentiment d’appartenance envers la compagnie! Peut-être que le travail à distance ce n’est pas si pire finalement….

                                               Marie- Hélène Taillon

Aujourd’hui, on sait tous qu’il serait très réaliste, et même fortement envisageable, d’entreprendre une formation d’étude à distance. L’innovation qui découle de ces technologies ouvre aujourd’hui des portes aux institutions académiques pour développer des nouvelles solutions pratiques et intéressantes pour les étudiants et les travailleurs voulant entreprendre une formation professionnelle. Si ces technologies à distances sont aussi disponibles que jamais dans nos écoles, nos bureaux et nos vies, tel n’est souvent pas le cas de tous les pays dans le monde où la technologie est souvent très limitée.

Il n’est pas non plus nécessaire de voyager très loin pour constater ces innovations dans la formation à distance, mais façon de parler . En effet, ici même à Québec, l’université Laval est devenue aujourd’hui pionnière dans la formation académique à distance offrant des possibilités hors du commun depuis 2009. Grâce aux fonds et subventions du gouvernement canadien, une première au canada dans la faculté d’informatique et de génie logiciel de l’université a eu lieu : la mise en œuvre du premier programme de baccalauréat complet de niveau universitaire entièrement à distance est lancée. Une grande première. C’est aussi un grand pas dans le développement des modes de diffusion de l’information, mais aussi surtout une grande lancée dans l’innovation sociale et interculturelle : les étudiants éloignés peuvent aussi avoir accès à ce type de cheminement, comme entre autre les étudiants résidents à l’extérieur du Canada. Ce n’est donc pas une approche « conventionnelles » car des étudiants d’ici peuvent assister aux cours à distance, mais aussi des élèves du continent Africain, venant entre autre du Bénin, Malin, du Niger, de la Mauritanie, peuvent assister et obtenir un diplôme à complètement à distance!

C’est bien sur un exemple intéressant parmi d’autres, car la formation à distance est devenue une avenue de plus en plus exploitée par les milieux académiques. Il est d’usage maintenant que des universités offrent et déploient graduellement des programmes de formations à distance, au Canada et ses environs. On note entre autre des universités connues comme l’université de Concordia, Simon Fraser, Waterloo qui ont fait le saut aux méthodes de formations à distance et offrent déjà une panoplie de cours à distance. Cela s’en va bien sur sans limitations technologiques ou financières d’aucune façon, car les services sont rendus beaucoup plus accessibles et abordables qu’avant. C’est donc pour ces raisons qu’il est facile de croire que l’innovation des technologies à distance est une réalité émergente qui brise tranquillement les limites géographiques et sociales dans la formation académique, et qu’elle procure dorénavant des avantages non négligeables et recherchés. Je crois moi-même, qu’on devrait mettre de plus en plus d’emphase et d’énergie sur ces modes de diffusions et d’enseignement dans les écoles de demain.

Félix Frenette, 5 Avril 2010

Sources:
Bureau international de l’université Laval, Une empreinte durable dans le monde. [En ligne]. Page consultée le 1 avril 2010.

Broadcast Live, College & university offering distance education. [En ligne]. Page consultée le 1 avril 2010.

Emagister, Recherche de la formation continue.[En ligne]. Page consultée le 1 avril 2010.

Images : www.expat.org

Vive les études à distance!

C’est l’hiver et il fait -30° dehors. Le vent souffle en trombe, et les flocons forment un rideau blanc. J’ai un cours ce soir à l’Université, mais heureusement, je n’aurai pas à risquer la tempête, car je vais pouvoir rester bien au chaud dans le confort de mon salon. Voilà un avantage qui adoucit grandement ma routine effrénée travail-études-famille…

Voilà une des raisons parmi de nombreuses qu’ont les gens de suivre des cours à distance. Quand on parle de notre chez soi, cela inclut toutes les personnes qui ne sont pas obligées de déménager pour pouvoir étudier. On peut même suivre des cours à l’autre bout du pays si le cœur nous en dit, tout en étant dans le confort de notre foyer…

Un deuxième avantage et non le moindre: la souplesse , c’est à dire la possibilité de travailler et d’étudier en même temps; les contraintes d’horaire n’existent plus. De ce fait, il est plus facile de gérer son temps d’étude et aussi son budget, et on risque moins d’avoir une dette d’études quelques années plus tard. Par contre, cela risque d’allonger la durée des études. Mais il faut peser le pour et le contre, et décider ce qui nous convient.

Évidemment, le fait de pouvoir rester à la maison pour étudier et de pouvoir rester avec les enfants améliore la qualité de vie familiale (et aussi le portefeuille). Pas besoin confier les jeunes à une gardienne! Par contre, il faut être capable de trouver du temps de qualité pour l’étude et les travaux au travers des «maman» par-ci, « maman» par là… mais ça c’est autre chose!

Cela permet aussi de développer des habiletés qui sont recherchées par les employeurs : notamment l’autonomie, l’organisation, la discipline et l’esprit de synthèse.

Pour moi, le principal désavantage de ce mode de formation est de loin la motivation, ou plutôt la volonté, car il peut être facile de perdre le fil et d’être débordé…

Un autre inconvénient que j’ai personnellement eu le loisir d’expérimenter, est l’inégalité de la qualité de l’enseignement en ligne. Il y a des cours qui sont mieux adaptés que d’autres, et les enseignants doivent être eux aussi disponibles et motivés, ce qui n’est pas toujours le cas. Il y a encore place à l’amélioration de ce côté.

Parmi les inconvénients mentionnés, on cite les coûts d’un bon équipement informatique. Bien sur, il faut un ordinateur qui ne soit pas un «ordinosaure», une connexion internet, une imprimante et un lecteur/graveur DVD, mais dans la plupart des cas, tout ce matériel informatique est souvent déjà installé à la maison…

Il est certain que la formation à distance offre beaucoup plus d’avantages que d’inconvénients, pour qui sait en tirer profit!…

Marie-Josée Létourneau, 17 mars 2010

Sources:
Le moneymag, Cyber formation: avantages et inconvénients. [En ligne]. Page consultée le 2 mars 2010.
Centre d’information Canadien sur les diplôme internationaux.Formation en ligne et à distance au Canada. [En ligne]. Page consultée le 3 mars 2010
Studyrama.Quels sont les avantages et les inconvénients de l’enseignement à distance. [En ligne]. Page consultée le 2 mars 2010.
Cégep à distance.Les avantages des études à distance. [En ligne]. Page consultée le 4 mars 2010.
Ordinosaure.Wikipedia. [En ligne]. Page consultée le 3 mars 2010

En 2001, l’ITAC (International Telework Association and Council) publiait un rapport stipulant que 28 millions de personnes travaillaient à distance. Ce changement a bouleversé l’environnement de travail des gens; le déplaçant de l’entreprise à la maison. Mais cette transition s’est-elle bien déroulée ou bien a-t-elle créé un fossé entre l’employé et l’entreprise? Le travail à distance a-t-il emmené une perte du sentiment d’appartenance des employés envers l’organisation? Cela a-t-il créé un sentiment d’isolement chez ces derniers?

Selon Nga Nguyen écrivain de « The consequences of spatial distance and electronic communication for teleworkers », virtual employees reported missing the stimulation of interchange with colleagues. […] And restraint of the human side of the job could result in feelings of social isolation. D’ailleurs, le Centre canadien d’hygiène et de santé au travail va dans le même ordre d’idée. En effet, selon ce dernier, les inconvénients sociaux du télétravail sont : l’isolement, le manque de distinction entre la maison et le travail, les distractions familiales, etc. En effet, puisque les employés ne se rendent plus au lieu de travail habituel où ils avaient l’habitude de rencontrer leurs collègues, discuter avec eux ainsi que de travailler avec eux, les télétravailleurs éprouvent de la difficulté à travailler en solitaire dans leur maison à temps complet. C’est d’ailleurs dans cette optique que B.C Tel et Bentall Development ont ouvert conjointement un centre de télétravail dans la ville de Langley en Colombie-Britannique.

Bien que cela puisse être efficace pour briser l’isolement de certains télétravailleurs, cette manière de faire est loin d’enrayer tous les désavantages du travail à distance. En effet, les centres de télétravail brisent l’isolation du travailleur et aident à faire la distinction entre travail/maison mais cela est loin de renforcer ou seulement maintenir l’esprit d’appartenance du travailleur envers l’entreprise. Étant loin de l’organisation et n’y allant que très rarement, l’identification du télétravailleur envers l’organisation peut être diminué de beaucoup (Desller, Starke, Cyr, 2004). L’employé ne se sent plus comme faisant partie intégrale de l’entreprise et cela diminue sa motivation envers la tâche.

On peut ainsi se demander si le fait d’économiser temps et argent en restant à la maison pour le travailleur et si la réduction des coûts pour l’entreprise sont suffisamment avantageux à eux seuls pour ne pas remettre en question les fondements du télétravail. Favoriserons-nous une désocialisation du travail seulement pour la diminution des charges financière des organisations?

Marie-Hélène Taillon, 9 mars 2010

Sources:
Centre canadien d’hygiène et de santé au travail. [En Ligne] Page consultée le 9 mars 2010.
Avantages, contraintes et exigences du travail en ligne par « Télétravailonline ». [En ligne] Page consultée le 9 mars 2010.

Les adjoints virtuels

Plus que du travail à la maison, voilà qu’est arrivé l’ère des adjoints virtuels. Selon Marc-Olivier Dagenais, engager une adjointe virtuelle, c’est une bonne affaire . Ses meilleures affaires? Ce sont les Philippins. Et aussi les Indiens. Ils ont des diplômes universitaires, et coûtent 2 fois moins cher qu’une adjointe virtuelle du Québec. En fait, les assistants virtuels sont bon marché, et déjà plusieurs entreprises québécoises en profitent.

Mais qu’est-ce qu’un adjoint virtuel? Assistante virtuelle, adjointe virtuelle, secrétaire virtuelle, secrétaire indépendante, assistante en ligne, télésecrétaire, adjointe administrative autonome, secrétaire à distance, toutes ces dénominations viennent de «Virtual Assistant», terme anglais qui est apparu à la fin des années ’90. Au Canada, le Canadian Virtual Assistants Connection (CVAC) a été formé en 2002 et regroupe 676 membres.

Mais qu’est-ce qu’un adjoint virtuel peut bien offrir comme services? Selon Danielle Guérin, qui offre ses services en tant qu’adjointe virtuelle, elle peut faire de la tenue de livre, entretenir le site web, la gestion du courrier, en passant par la création et l’envoi de sondages. Elle a d’ailleurs créé un réseau d’assistants virtuels, le (RPSV) «pour briser l’isolement» dit-elle.

Diane Savoy pour sa part, offre comme services : l’organisation de colloques, la vente de produits, la gestion de sites Web, le marketing, la recherche et la création de bulletins en ligne pour des clients qui se trouvent à des milliers de milles de chez elle.

Mais tout n’est pas rose, car il y a des coûts cachés, dit Liz Wright, directrice de pratique chez Watson Wyatt Canada dans un article du 22 décembre 2009 paru dans les Affaires.com . Des problèmes d’uniformité, de qualité du travail, de complications fiscales et l’impossibilité de travailler en équipe sont des inconvénients d’avoir des adjoints virtuels.

Quoi qu’il en soit, les assistants virtuels sont là pour rester, et malgré les quelques inconvénients que cela comporte, il en reste beaucoup d’avantages et pour l’employeur, et pour le travailleur, mais cela implique aussi des changements importants de dynamiques de travail dans ce domaine et aussi, des pressions au niveau de la rémunération avec la concurrence directe de main-d’œuvre bon marché mais compétente.

Marie-Josée Létourneau, 3 mars 2010

Sources:
Suzanne Dansereau.J’embauche un adjoint virtuel pour réduire ma charge de travail.Les affaires.com. 22-12-2009 [En ligne] Page consultée le 20 février 2010.

Edward Poll.CBA.Org.Confier les tâches administratives à un assistant virtuel. [En ligne] Page consultée le 25 février 2010.

Canadian virtuel Assistant Connection. [En ligne]. Page consultée le 25 février 2010.

Danielle Guérin. Excellence à distance. [En ligne] Page consultée le 25 février 2010.

Suzanne Dansereau.Un réseau québécois d’adjoints virtuels. Les affaires.com. 22-12-2009. [En ligne] Page consultée le 25 février 2010.

Suzanne Dansereau.Les coûts cachés des adjoints virtuels. Les affaires.com. 22-12-2009. [En ligne] Page consultée le 25 février 2010.

Que se soit par VPN, par accès réseau, contrôle distant où bien par transfert SSH, les outils technologiques d’aujourd’hui ont surement réussi à se tailler une place essentielle dans le monde du travail moderne.  Pour répondre aux nouveaux besoins émergents, un des questionnements que se pose par la plupart des entreprises est bien sur  « l’efficacité réelle » des techniques  à distance dans l’organisation par rapport aux coûts faramineux qu’exigent ces infrastructures.

Voici des chiffres qui parlent, selon les études statistiques officielles recensées par la GSA (U.S.A General Services Administration) *. Des investissements, sa coûte cher en effet…  L’étude révèle entre autre que l’investissement moyen des firmes américaines et des départements du gouvernement fédéral des E.U s’élevait en 2006 à 0.22 million $ pour les petites organisations et départements fédéraux allant jusqu’à plus de 16 millions $ pour des départements ou firmes beaucoup plus grosses. De quoi rendre plusieurs personnes sceptiques sur la valeur de ces investissements!  On parle aussi des coûts par employés amortis, allant en moyenne de 310$ à plus de 5,420$ net pour chaque employé adhérant aux programmes de télétravail.

Bien entendu, la nature de ces dépenses n’est pas complètement  d’ordre logistique mais plus important technologiquement comme on pourrait le croire. Ces dépenses sont entre autre principalement définies comme les coûts reliés à l’équipement de travail et aussi les infrastructures de télécommunication choisies par l’entreprise.

Voici justement un aperçu significatif des dépenses pour une entreprise voulant faire le saut vers le télétravail, cela demanderait au minimum les éléments suivants :

• Des routeurs et serveurs VPN** pour établir les connections distantes avec l’organisation selon l’implémentation choisie du télétravail ($)
• Des coûts pour ordinateurs portables sont nécessaires pour l’employé à la maison ($$)
• Des articles de bureau, téléphones cellulaire, logiciels bureautique payés sont à prévoir pour certains employés ($$)
• Frais de réseautique, connexion par relais de trames ISDN, DSL, Modems câble  toujours selon la méthode choisie. À noter que par câble engendre des coûts supérieurs. ($$$)
• Les frais de gestion et formation du personnel à distance ($)
• Et encore plus!

Des pertes qui peuvent sembler afférentes mais selon la GSA, des retours sur investissements allant quant à eux de 3.4 millions $ à plus de 36.2 millions $ ont été aussi recensés en 2006 aux E.U, et ont certainement prouvés le contraire. Des chiffres qui en disent long, des gains pouvant aller même jusqu’à 1500% de l’investissement initial dans certains cas. C’est des bénéfices très avantageux pour les plus petites entreprises comme pour les grosses.  Prenons aussi un exemple plus récent, comme la multinationale CISCO*** qui en 2008 économisa plus de 277 million $ seulement en investissant dans les techniques de travail à distance.

Qui  a dit alors que l’investissement dans le télétravail n’en valait pas la peine?  Il s’agit de solutions très rentables pour les entreprises modernes. Avec des rendements semblables, on pourrait probablement s’attendre à ce que la tendance du télétravail se maintienne au courant des prochaines années voir même s’améliorer pour les prochaines générations de travailleurs. Seriez-vous prêt à dire la même chose?

Félix Frenette, 17 février 2010

Sources:
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Le Centre canadien d’hygiène et de sécurité au travail (CCHST) considère que la communication avec l’employé est le désavantage principal pour l’employeur lors du télétravail.(1) En second lieu vient le maintien de communications appropriées avec les autres employés ou les clients.

Il n’y a pas à en douter, les communications sont au cœur du télétravail. Sans elles, le travail à distance serait voué à l’échec.

La firme « BORDEAUX Conseil » quand à elle, dans Travail collaboratif sur Internet, Les plateaux projets, souligne en se servant du travail de Serge K. Levan(2), que «C’est … la performance de la communication au travail qui détermine la performance du processus projet»

Si la communication est si importante pour la réussite du travail à distance, comment se fait-il que lors d’une entrevue(3) sur le sujet, Serge K. Levan ait dit:

« Les ouvrages sur le management de projet explorent essentiellement la préparation, la planification, le pilotage ou la gestion de projet, mais ils ignorent les aspects liés à la communication au travail »

Pourquoi cet aspect semble-t-il négligé lors de la mise en place du travail à distance?

En réalité, cet aspect est négligé par manque de conscience du problème. Après tout, si l’acteur est coopératif et responsable, il devrait être en mesure d’assurer la rentabilité d’un travail à distance, n’est-ce pas?

Prenons l’exemple d’un groupe d’étudiants à distance en formation universitaire ayant l’intention d’accomplir un travail commun.(4) Le groupe est composé de personnes coopératives, responsables et ayant une volonté commune de bien accomplir leur travail.

Ils proposent diverses idées sur un bureau virtuel et même de se rencontrer éventuellement en salle de clavardage pour accomplir le travail. Quelques jours avant la date de remise du travail, l’un des membres s’affole, évaluant que le travail demandé exigera plus de temps que ce qui reste. Il essaie tant bien que mal d’écrire à ses collègues mais n’obtient aucune réponse. Paniqué, il se résigne à accomplir le travail par lui-même sur la base de ce qui avait été établi précédemment avec ses collègues. Mis au courant, ses collègues ne comprennent pas.

Qu’est-ce qui n’a pas fonctionné? Le groupe d’étudiants semblait pourtant dynamique, sérieux et déterminé. De plus, ils avaient établi une méthode de communication par le biais du bureau virtuel et les échanges d’idées progressaient bien. Pourtant, à un moment X, l’un des membres du groupe a « paniqué ». Peut-être que ce membre était trop perfectionniste ou qu’il manquait d’expérience. Peut-être qu’en réalité les autres membres avaient bien estimé le temps de travail. Qu’aurait dû faire notre groupe pour éviter cette situation?

« BORDEAUX Conseil » répond à cette question dans cette phrase toute simple : « Sur le plateau virtuel, il est indispensable que la communication médiatisée puisse être directe, d’individu à individu »

Ainsi, il n’était pas suffisant à notre groupe d’étudiants d’échanger des courriels et des messages sur un forum. Ils devaient communiquer en temps réel (en clavardant par exemple). Ainsi, ils auraient été en mesure de comprendre les attentes des autres et de mettre en place un temps de travail à l’objectif commun.

« BORDEAUX Conseil » conclut en disant :
«Le plateau projet virtuel ne doit pas (et ne peut pas) figer la communication dans des règles incorporées aux outils. »

Ainsi, la communication ne doit pas être restreinte par un outil fixe (i.e. : un forum) au dépend de la communication directe (i.e. : clavardage, téléphone, etc.).

Ce billet avait pour but de faire prendre conscience de l’importance de la communication dans le travail à distance et de la nécessité d’implanter une méthode de communication directe afin de s’assurer de l’homogénéité des idées émises et perçues.

Patrice Villeneuve, 10 février 2010

Sources:
1. Le Centre canadien d’hygiène et de sécurité au travail. [En ligne] Page consultée le 8 février 2010
2. Serge K. Levan, Co-auteur du livre [Travail collaboratif sur Internet : Concepts, méthodes et pratiques des plateaux projet] Page consultée le 8 février 2010
3. Entrevue avec Serge K. Levan. [En ligne] Page consultée le 8 février 2010
4. «Ce récit est une fiction, non un témoignage. Il décrit une réalité qui n’est pas forcément celle dont le lecteur a fait lui-même l’expérience» .(5)
5. Alain Robbe-Grillet (Dans le Labyrinthe)

*Notes : Certaines références sont à même le texte en hyper lien.